1. Übersicht
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzes ist der Bundesverband der Deutschen ILCO e.V. Die Daten werden durch die Deutsche ILCO e.V., einschließlich deren ehrenamtlich Tätigen (ILCO) und nach Bedarf durch externe Dienstleister verarbeitet.
Unser Datenschutzbeauftragter ist: Dr. Christian Lenz, Bunsenstr. 10a, Tel.: 02261/8195-0, datenschutz@dhpg.de
Die Deutsche ILCO e.V. nutzt für ihre online-Angebote den Dienstleister „Zoom“.
Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Im Rahmen des Vertragsschlusses hat die Deutsche ILCO e.V. einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Zoom abgeschlossen. Mehr unter: https://zoom.us/privacy.
2. Bezeichnung der Daten
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
| Benutzerprofil: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail, Passwort (wenn SSO nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional) |
| Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen |
| IM-Chat-Protokolle |
| Telefonie-Nutzungsdaten (optional): Rufnummer des Anrufers, Rufnummer des Anrufers, Name des Landes, IP-Adresse, 911-Adresse (registriert Dienstadresse), Start- und Endzeit, Hostname, Host-E-Mail, MAC-Adresse des verwendeten Geräts |
| Rechnungs- und Beschaffungsdaten: (Einsehbar nur in der Rolle Administrator) |
| Berichte: Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden. |
| Text-, Audio- und Videodaten (Inhaltsdaten): . Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. |
3. Empfänger der Daten
Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
4. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Dritt-staaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.
5. Zweck und Dauer der Verarbeitung
Die Deutsche ILCO e.V. verarbeitet die Daten nur soweit es zur Durchführung der Videokonferenz technisch unumgänglich ist. Die Verarbeitung dieser Daten endet mit der Videokonferenz.
In Einzelfällen werden Daten die durch Nutzung der Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen entstehen im Nachgang verwendet. Über Zweck und Dauer wird in solchen Fällen ausdrücklich und vollumfänglich während der Sitzung informiert.
6. Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, bzw. die Weitergabe der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Deutsche ILCO hat ein berechtigtes Interesse daran, die oben angegebenen Daten zu erheben und weiterzugeben, da die Durchführung von Videokonferenzen sonst nicht möglich wäre.
Daten, die Sie während der Konferenz selber offenbaren (z.B. Ihr Bild, Ihre Aussagen) verarbeiten wir auf der Grundlage Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a), ggf. i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a) (u.a. „Gesundheitsdaten“).
7. Betroffenenrechte
Sie sind gemäß Art. 15 DSGVO jederzeit berechtigt, gegenüber der ILCO um umfangreiche Auskunftserteilung zu den zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu ersuchen.
Gemäß Art. 16ff DSGVO können Sie jederzeit gegenüber der Bundesgeschäftsstelle der ILCO die Berichtigung, Löschung und Sperrung einzelner personenbezogener Daten verlangen. Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht.
Sie haben Anrecht auf die Übertragbarkeit der Daten nach Art. 20 DSGVO.
Sie haben das Recht, sich beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen über Fehlverhalten zu beschweren, www.ldi.nrw.de.
Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.